06.07.2021

Signiert wird nur noch mit Compi und Handy

Computer, Handy und eine städtische Eigenentwicklung machen es möglich. Der Zuger Stadtrat kann nun weitgehend papierlos arbeiten, elektronische Unterschriften sind fälschungssicher und somit rechtlich anerkannt. Stadtschreiber Martin Würmli zeigt im Bild, wie es geht.

Computer, Handy und eine städtische Eigenentwicklung machen es möglich. Der Zuger Stadtrat kann nun weitgehend papierlos arbeiten, elektronische Unterschriften sind fälschungssicher und somit rechtlich anerkannt. Stadtschreiber Martin Würmli zeigt im Bild, wie es geht.

Die Zuger Stadtverwaltung setzt auf die Digitalisierung immer neuer Geschäftsfelder. Nun wird auch ein grosser Teil der Stadtratsgeschäfte papierlos abgewickelt.

Nach der Einführung der Zuger ID, die bei einer Übernahme durch die Eidgenossenschaft vermutlich das Abstimmungsdebakel um die Swiss-ID verhindert hätte, und den Bemühungen der Stadtverwaltung um die Förderung der Blockchain-Branche ist die Stadt Zug nun wieder einmal Pionierin. «Wir können jetzt einen grossen Teil der Stadtratsgeschäfte ohne Papier abwickeln», erzählt Stadtschreiber Martin Würmli. 

Zweistufiges
Authentifizierungsverfahren
«Ratsinformationssystem» heisst das Zauberwort. Kurz RIS. Intern auch «Digitaler Stadtrat» genannt. Was früher die Mitarbeiter der Stadtkanzlei oft lange beschäftigt hat, ist nun vorbei: das Ausdrucken von grossen Papierstapeln. Nach jedem Beschluss des Stadtrates oder auch des Grossen Gemeinderates mussten nämlich für alle Beteiligten grosse Papiermengen aus dem Drucker gelassen und dann vom Stadtpräsidenten und vom -schreiber signiert werden. Lange galt: «Erst wenn es unterschrieben ist, erlangt ein Dokument Rechtskraft», so Würmli. Dieses Problem war lange ungelöst, sodass eben weiter auf die physische Vorlage beharrt wurde. Nun wird in einem mehrstufigen Verfahren eine der Originalunterschrift gleichgestellte elektronische Unterschrift erstellt. Diese «Qualifizierende elektronische Signatur» wird ­abgesichert durch ein Authentifizierungsverfahren über das Handy des jeweiligen Benutzers. Das System bestätigt auch im weiteren Verlauf der Dokumentenverarbeitung, dass an den Unterschriften nichts verändert worden ist», beteuert Würmli. Nachdem dieses Problem gelöst war, machte man sich an die praktische Umsetzung: Beispielsweise beginnend mit der Einreichung einer Motion, den daraus folgenden Beschlüssen und Vorlagen bis hin zu einer allfälligen Abstimmung und dann Umsetzung sind alle Dokumente im Computer sortiert und abrufbar. Ausdrucken muss man nichts mehr. Alles kann am Computer, ob zu Hause oder im Büro, gelesen werden. Inzwischen können nicht nur die Stadträte am gesamten Verlauf der Dokumentenverarbeitung teilnehmen, sondern auch alle Abteilungsleiter. 40 bis 50 Personen sind das laut Würmli. Wobei noch nicht alle Mitarbeitenden und auch Stadträte an diesem neuen papier- und zeitsparenden System schon grosse Freude haben. «Man kann, aber man muss nicht teilnehmen», beruhigt Würmli die Papierfreunde unter den städtischen Angestellten: «Man kann sich da auch langsam herantasten.» Freude am neuen Regime hat jedenfalls Stadtpräsident Karl Kobelt: «Wir wollten mit gutem Beispiel vorangehen. Deshalb wollten wir nicht nur von Digitalisierung reden, sondern auch handeln.»

Stadtpräsident ist weiter täglich im Büro im Stadthaus tätig
Diese Neuerung bedeutet jedoch nicht, dass zum Beispiel der Zuger Stadtpräsident jetzt nur noch von zu Hause aus arbeitet. Karl Kobelt beteuert: «Ich komme tatsächlich noch jeden Tag ins Büro. Ich finde trotz aller Digitalisierung, dass ein Stadtpräsident ins Stadthaus gehört.»